Segreteria > Articolazione degli Uffici

UFFICIO DEL D.S.G.A.

Il Direttore S.G.e A. svolge le funzioni come di seguito riportato. 

• Cura la parte amministrativa e coordina il servizio del personale ATA;
• provvede alla esecuzione delle delibere degli organi collegiali;
• elabora, in collaborazione con il DS, progetti per la funzionalità dei servizi amministrativi;
• cura l’attività istruttoria relativa alla stipulazione di accordi, contratti e convenzioni con enti e soggetti esterni;
• cura la documentazione di sua competenza concernente gli organi collegiali;
• assicura la tenuta della documentazione concernente la sicurezza e si occupa, con il referente, di tenere aggiornato lo stato di formazione obbligatoria del personale;
• collabora con il Dirigente alla contrattazione di istituto;
• provvede alla revisione del Regolamento di Istituto nello staff ristretto.

UFFICIO 1 – SETTORE ALUNNI

• Gestione alunni con programma informatico
• Utilizzo di intranet per l’inserimento dei dati richiesti dagli uffici centrali riguardanti la didattica
• Iscrizioni degli alunni e registri relativi, trasferimenti, nulla osta, richiesta e trasmissione documenti
• Ricerche di archivio inerenti gli alunni
• Archiviazione
• Tenuta delle cartelle dei documenti degli alunni e compilazione foglio notizie,
• Tenuta e conservazione dei registri dei candidati ammessi agli esami
• Tenuta e conservazione dei registri obbligatori inerenti gli alunni
• Tenuta e conservazione dei registri obbligatori inerenti gli alunni il versamento dei contributi volontari
• Gestione infortuni alunni/docenti on line con comunicazione on line all’Autorità di Pubblica Sicurezza
• Comunicazioni premi assicurativi alunni / docenti
• Controllo versamento premi Assicurazione Infortuni Alunni e Docenti
• Decreti esonero educazione fisica
• Compilazione diplomi con software
• Supporto ai docenti al P.O.F. – Orientamento –
• Redazione di qualsiasi certificato riguardante gli alunni con mezzi informatici o con PC e trascrizione nel registro dei certificati
• Circolari e avvisi agli alunni
• Cedole librarie
• Pagelle scolastiche
• Predisposizione di tutti gli atti di competenza della segreteria relativi all’adozione dei libri di testo
• Preparazione di tutto il materiale per scrutini ed esami di stato
• Statistiche relative agli alunni
• Richieste di accesso alla documentazione L.241/90 e ricerca pratiche degli alunni
• Monitoraggi uffici centrali MPI e periferici enti vari
• Servizio di sportello inerente agli alunni.
• Tirocinio con enti esterni
• Alternanza Scuola Lavoro con Scuole Secondarie di 2° grado
• Organi collegiali:

• • elezioni organi collegiali,
  • preparazione di tutta la documentazione necessaria riguardante genitori e alunni;
  • nomine surroghe
  • registro della commissione elettorale

• Scioperi ed assemblee sindacali
• Convocazione Consiglio d’Istituto e Giunta Esecutiva

• Visite e viaggi di istruzione:

• • elenco nominativo degli alunni partecipanti distinto per classi e raccolta della documentazione di assenso dei genitori per gli alunni minorenni
  • richiesta preventivi
  • prospetto comparativo preventivi
  • verbali di assegnazione viaggio o visita all’agenzia o alla compagnia di trasporto
  • rilascio attestazione docenti accompagnatori
  • acquisizione della documentazione prevista dalla normativa
  • controllo dei versamenti degli alunni
  • assegnazione visita o viaggio di istruzione all’Agenzia o alla Compagnia di trasporto con relativi adempimenti contabili (durc, cig, verifica dichiarazioni relative alle imposte e tasse, ai requisiti generali, all’iscrizione c.c.i.a.a, ecc…)

• Ogni altra eventuale pratica non citata ma strettamente collegata al settore alunni.

UFFICIO 2 – SETTORE PERSONALE A.T.A. E DOCENTE

• Redazione di certificati di servizio o dichiarazioni richiesti dal personale ATA/DOCENTE con ausilio di software e registrazione al protocollo digitale dei certificati rilasciati
• Registro matricola personale ATA/DOCENTE
• Registro stato personale e fascicoli personali del personale ATA/DOCENTE
• Informatizzazione dei dati con programmi del Ministero:

• • contratti, organico ATA/DOCENTI, trasferimenti, pensioni, statistiche, etc.

• Inserimento dati riguardanti il personale nel software di gestione INFOSCHOOL:

• • contratti, organico ATA/DOCENTI, trasferimenti, pensioni, etc.

• Comunicazioni telematiche al COMARCHE
• Registro delle assenze del personale ATA/DOCENTE
• Predisposizione visite medico-fiscali personale ATA/DOCENTE
• Registro dei decreti e relativi atti di assenza dal servizio del personale ATA, CTI e CTD
• Raccolta e istruttoria delle domande presentate dal personale per dichiarazione servizi pre-ruolo, ricostruzione di carriera, riscatto ai fini pensionistici, buonuscita.
• Predisposizione degli atti amministrativi sopra citati ed inoltro agli enti competenti (Ragioneria Prov.le dello Stato, I.N.PD.A.P., …..)
• Supporto alla trattazione di: piccolo prestito, cessione del quinto (anche con finanziarie) personale A.T.A./DOCENTE
• Rapporti con la Direzione Territoriale dell’Economia e delle Finanze (M.E.F.) e Ragioneria Prov.le dello Stato per tutte le pratiche relative al personale ATA/DOCENTE
• Richiesta e trasmissione notizie personale CTI e CTD
• Convocazione supplenti ATA/DOCENTE in sostituzione del personale assente
• Compilazione contratti a tempo determinato/ indeterminato
• Statistiche relative al personale –
• Predisposizione dati statistici mensili assenze personale A.T.A/DOCENTE (percentuale numerica)
• Piano ferie del personale
• Predisposizione comunicazioni di servizio per sostituzione personale ATA assente, turnazioni, autorizzazioni allo straordinario, su indicazione del Direttore SGA
• Graduatoria interna personale ATA/DOCENTE
• Riordino dei fascicoli personali del personale ATA/DOCENTE
• Valutazione domande per graduatorie nuove inclusioni personale ATA/DOCENTE con collaborazione di altro personale (valutazione titoli, inserimento nel Sidi, stampa graduatorie, variazione dati, corrispondenza, etc.)
• Richieste di accesso alla documentazione L.241/90 e ricerca pratiche del personale ATA/DOCENTE
• Comunicazioni ai docenti di carattere generale ed amministrativo
• Servizio di sportello
• Anagrafe delle prestazioni in collaborazione con altre colleghe
• Passweb in collaborazione con altre colleghe
• Controllo software orario automatizzato personale ATA e predisposizione delle stampe da consegnare ai dipendenti
• Controllo richiesta assegno nucleo familiare
• Gestione L.S.U. (contratti, Comarche, ecc….)
• Corsi di formazione ed aggiornamento
• Controllo liquidazione stipendi personale a.t.a./docente c.t.d. – cedolino unico – (supplenze brevi)
• Redazione TFR – ATA/DOCENTE
• Controllo veridicità dichiarazioni rilasciate dal personale docente/ata in collaborazione con le colleghe
• Passweb
• Ogni altra eventuale pratica non citata ma strettamente collegata al settore di competenza.

UFFICIO 3 – SETTORE FINANZIARIO-CONTABILE

• Programma Annuale
• Variazioni di bilancio
• Conto consuntivo e ulteriori allegati,
• Flussi di cassa
• Mandati di pagamento e reversali di incasso Istituto
• Impegni, liquidazioni e pagamenti delle spese
• Accertamenti riscossioni e versamenti delle Entrate
• Registro di cassa, registri dei partitari entrate-uscite
• Reintegro minute spese
• Attività istruttoria inerente l’attività negoziale
• Registro contratti
• Conto corrente postale
• Fatturazione elettronica, registro fatture, indice tempestività pagamenti
• Piattaforma certificazione crediti (registrazione pagamenti fatture, dichiarazione di inesistenza/esistenza debiti)
• Cedolino unico per competenze accessorie e stampa dei compensi liquidati
• Competenze accessorie su Programma Annuale
• Gestione competenze accessorie fuori sistema
• Dichiarazioni varie (C.U.R. – IRAP )
• A.v.c.p. elaborazione dati e pubblicazione
• F24 – Controllo, autentica e invio
• Denuncia I.N.P.S.
• Funzioni miste: liquidazione e pagamento
• INAIL: premi assicurativi e denunce per L.S.U.
• Anagrafe delle prestazioni
• Controllo estratto conto spedizioni postali

• Pronto soccorso informatico
• Piano formazione – Scuola Polo Lingua Inglese Docenti Scuola Primaria (rapporti con Indire e U.S.R., iscrizione corsisti, contratti relatori/tutor, direttori dei corsi, liquidazione compensi e ogni altro atto connesso all’attività formativa)
• Ogni altra eventuale pratica non citata ma di supporto a tutte le attività del settore personale e del settore finanziario – contabile.
• Ogni altra eventuale pratica non citata ma strettamente collegata al settore di competenza.

UFFICIO 4 – ARCHIVIO E PROTOCOLLO – ACQUISTI – INVENTARIO – MAGAZZINO

• Protocollo con software informatico
• Scarico della posta da intranet MPI
• Internet e posta elettronica certificata e non
• Archiviazione
• Stampa graduatorie
• Circolari e comunicazioni di carattere generale
• Inventario beni mobili dello Stato e relativa tenuta del registro
• Registrazione beni di facile consumo e relativa tenuta del registro
• Magazzino
• Verbali di collaudo
• Acquisti: acquisizione preventivi, prospetto comparativo, buono d’ordine
• Acquisti in rete: ME.PA (ordini diretti)
• Acquisti in rete: gare con predisposizione del capitolato tecnico e del listino di fornitura
• Valutazione domande per graduatorie nuove inclusioni personale ATA/DOCENTE con collaborazione di altro personale (valutazione titoli, inserimento nel Sidi, stampa graduatorie, variazione dati, corrispondenza, etc.)
• Controllo veridicità dichiarazione docenti/ata primo rapporto di lavoro, emissione di decreto di conferma o rettifica e relativo inoltro alle scuole interessate
• Carta del docente
• Formazione relativa alla sicurezza Testo Unico 81/2008
• Rapporti con Amministrazione Comunale per interventi di manutenzione
• Ogni altra eventuale pratica non citata ma strettamente collegata al settore di competenza